Phần mềm HRM là gì? Tổng quan về HRM

Phần mềm HRM là gì? Tổng quan về phần mềm HRM: chức năng, mục tiêu, vai trò,... sẽ được tổng hợp qua bài viết sau sẽ giúp các bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của phần mềm HRM hiện nay. 

1. HRM là gì?

HRM (Human Resource Management) được hiểu là quản trị nguồn nhân lực. Nó bao gồm những quyết định, những hoạt động quản lý có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động trực tiếp tới doanh nghiệp và nhân viên.

HRM là một khâu vô cùng quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Cụ thể là ứng dụng công nghệ vào trong việc quản trị nhân sự toàn diện từ việc quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương, trả lương, đào tạo, tính KPIs, BHYT, BHXH,…nhanh chóng, thuận tiện, chính xác. Giúp nhân sự tiết kiệm được thời gian.

Khi có được sự thống nhất trong quá trình quản trị nhân lực thì sẽ thống nhất được chiến lược quản trị nhân sự, chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đang hướng tới. Thông qua đó ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng nắm rõ được tình hình của doanh nghiệp và đưa ra những phương án triển khai phù hợp.

Khi tài năng, tiềm lực con người được phát huy tới mức tối đa thì việc có thể sớm đạt những mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra trở nên thuận lợi và đơn giản hơn.

2. Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm HRM (Human Resource Management software) là công cụ hỗ trợ công tác Quản trị nguồn nhân lực. Được thiết kế nhằm tối ưu các thao tác thủ công trên nền tảng số.

Cụ thể phải nói đến như: quản lý hồ sơ, C&B, tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, quy trình nội bộ,…

Phần mềm HRM giúp tối ưu hóa công việc của nhân viên và cấp quản lý, giúp doanh nghiệp đi đúng hướng con đường phát triển.

Theo FinancesOnline, dựa vào các tính năng thì phần mềm này được chia thành 3 loại chính:

• Quản lý nhân sự căn bản: tập trung 3 phân hệ cơ bản là quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý công, tính lương.
• Quản lý nhân sự trọn vẹn: phần mềm này giúp doanh nghiệp có thể thực hiện các quy trình nội bộ và công tác tuyển dụng, đánh giá.
• Quản lý nhân sự chiến lược: bên cạnh những phân hệ căn bản, phần mềm này hỗ trợ tuyển dụng, đánh giá và đào tạo đi kèm chiến lược nhân sự.

3. Chức năng của phần mềm HRM

Không phải tự nhiên mà phần mềm này được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và trở thành xu thế mới. Mà nhờ vào các tính năng hữu ích mà chúng hỗ trợ tốt cho nhà quản lý. Vậy chúng bao gồm những tính năng nào?

• Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân viên

Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý mọi thông tin liên quan như: họ tên, quê quán, năm sinh, mã nhân viên, giới tính, nơi sinh, sổ bảo hiểm, trình độ chuyên môn,…

Mọi thông tin của nhân viên được quản lý trong hệ thống hồ sơ đầy đủ, chi tiết. Giúp việc lưu trữ thông tin, quản lý quá trình làm việc, theo dõi kết quả,… dễ dàng hơn.

• Quản lý hợp đồng nhân viên

Trong một doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp thì các nhân viên đều phải làm hợp đồng lao động đầy đủ, tuân theo đúng như pháp luật đề ra.

Người quản lý có nhiệm vụ là sẽ quản lý toàn bộ hợp đồng lao động của nhân viên đó. Và hiện nay thì phần mềm HRM đã hỗ trợ điều này rất tốt. Giúp đảm bảo quản lý chi tiết hợp đồng lao động đã ký kết từ thử việc, tập việc, chính thức có thời hạn hoặc không có thời hạn,…

Đây là một thông tin quan trọng mà nhà quản lý cần nắm bắt để việc có thể theo dõi tiến hành gia hạn hợp đồng, lưu trữ hồ sơ khi nghỉ việc, hay thực hiện tạm hoãn hợp đồng khi cần,…

• Khả năng giúp quản lý đào tạo

Việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên được thực hiện để đáp ứng tốt hơn cho các hoạt động của tổ chức. Điều này khiến ban quản lý phải theo dõi từng nhân viên để nhận định chính xác hơn khả năng của từng người. Và có thể đưa ra các kế hoạch đào tạo phù hợp và chuẩn xác nhất.

• Hỗ trợ quản lý phúc lợi nhân viên

Một cách dùng để thúc đẩy sự cố gắng, nỗ lực của nhân viên tốt nhất đó chính là những phúc lợi đi kèm. Có thể là thưởng đột xuất, thưởng lễ tết, bảo hiểm xã hội,… Để có thể đảm bảo cho sự hài lòng của nhân viên đối với công việc, đối với doanh nghiệp thì phúc lợi là không thể thiếu.

Quản lý phúc lợi của nhân viên một cách chi tiết cho từng lao động là điều là quản lý cần đảm bảo. Nhờ vào phần mềm việc có những thay đổi, điều chỉnh dựa trên phúc lợi đang áp dụng được thực hiện dễ dàng.

• Quản lý chấm công và tính lương

Phần mềm hỗ trợ việc quản lý công và lương thưởng của từng người lao động, đảm bảo hiệu quả, chuẩn xác và khách quan nhất. Quản lý dễ dàng hơn và bảo vệ quyền lợi của từng nhân viên tốt hơn.

• Hỗ trợ tuyển dụng trực tuyến

Khi mạng internet ngày càng phát triển thì thực hiện tuyển dụng online là điều doanh nghiệp muốn hướng tới.

Phần mềm HRM hỗ trợ nhà quản lý tiến hành việc tuyển dụng trực tuyến hiệu quả. Từ khả năng kết nối với các sàn giao dịch, những trang web tuyển dụng, cung cấp thông tin về nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp tới ứng viên,...

Từ đó việc sớm tìm được người lao động lý tưởng, thích hợp theo nhu cầu trở nên dễ dàng hơn.

4. Mục tiêu phần mềm HRM hướng đến

a. Mục tiêu của tổ chức

Phần mềm HRM phải chuẩn bị nguồn nhân lực để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức như: kiếm lợi nhuận, tăng trưởng, mở rộng, tồn tại, đa dạng hóa,… thông qua các chức năng nhân sự như lập kế hoạch, tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, thu hút, phát triển nguồn nhân lực,…

b. Mục tiêu chức năng

HRM thực hiện nhiều chức năng cho các bộ phận khác một cách trực tiếp hoặc gián tiếp.

• HRMS duy trì mối quan hệ làm việc lành mạnh giữa các nhân viên, áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý, đúng mong muốn.
• HR giám sát xem các chức năng của quản trị nhân sự có được thực hiện đúng hay không.
• Tạo cơ hội và cơ sở vật chất cho sự phát triển của một cá nhân hoặc nhóm theo sự lớn mạnh và phát triển của tổ chức.
• Phát triển tài sản con người liên tục thông qua các chương trình đào tạo và phát triển.

c. Mục tiêu xã hội

HRM tuân theo các quy tác và luật pháp hoặc các hạn chế pháp lý do xã hội áp đặt. Phải phát triển và duy trì các mối quan hệ lành mạnh giữa công đoàn và ban quản lý.

Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm đảm bảo rằng các vấn đề pháp lý, đạo đức và xã hội – môi trường được giải quyết một cách thích hợp. Từ đó góp phần giảm thiểu các tệ nạn kinh tế – xã hội như vấn đề thất nghiệp, phân phối thu nhập và của cải bình đẳng, tạo nhiều cơ hội việc làm hơn cho phụ nữ, v.v.

d. Mục tiêu cá nhân

Nhân sự hỗ trợ cho nhân viên đạt được các mục tiêu cá nhân của họ, chẳng hạn như tiền lương, sự hài lòng trong công việc, điều kiện làm việc tốt hơn, giờ làm việc tiêu chuẩn, thăng tiến, động lực,….

Cố gắng đem đến cho nhân viên điều kiện làm việc lành mạnh nhất cho nhân viên.

5. Tầm quan trọng của HRM trong doanh nghiệp

Quản lý tốt nguồn nhân lực là yêu cầu cơ bản, ảnh hưởng tới chính hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm quản lý HRM là một trong những quyết định đúng đắn.

Một số lợi ích mà phần mềm HRM đã đem đến cho doanh nghiệp:

• Cải thiện năng suất của nhân sự, giảm thiểu lượng giấy tờ, sổ sách cần xử lý. Thực hiện tất cả thông qua máy tính, trên phần mềm nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
• Giúp giảm chi phí hiệu quả tránh được những phiền phức có khả năng xảy ra.
• Bảo mật thông tin hiệu quả, khả năng kiểm soát triệt để.
• Chủ động phân tích và đưa ra quyết định nhờ những dữ liệu được lưu trữ cập nhật nhanh chóng và kịp thời.
• Giảm thiểu tối đa những rủi ro bằng cách chứng minh người lao động hoàn toàn hiểu được chính sách, cách sử dụng nhân lực, chương trình đào tạo,… và mọi vấn đề liên quan.

>>> Xem thêm: 5 phần mềm quản lý sản xuất thịnh hành hiện nay